Conciliación de pagos de Cashea contra el BNC

Qué documentos se cruzan

La conciliación trabaja con los mismos reportes que ya descargas hoy. No hace falta transformarlos ni copiarlos a otra hoja:

• Reporte de Pagos de Cashea: las transacciones cobradas, con su fecha, su referencia bancaria y el monto pagado en bolívares.
• Reporte de Órdenes de Cashea: cada orden con su cliente, su producto y su plan de pago.
• Estado de cuenta del BNC: los movimientos de tu cuenta, que son la referencia de lo que de verdad entró.

NeoCASH acepta los archivos en Excel (.xlsx o .xls) o en CSV, de hasta 20 MB. Reconoce cada documento por las columnas de su encabezado, no por el nombre del archivo: si subes uno en el lugar equivocado, te avisa antes de guardarlo.

Cómo se cruza cada pago

Para cada pago del Reporte de Pagos, el sistema busca en los abonos del BNC uno con la misma referencia bancaria. Antes de comparar, limpia las referencias de separadores y ceros a la izquierda, porque cada documento las escribe a su manera.

Si encuentra el abono, compara el monto en bolívares. Una diferencia menor a 0,01 Bs se considera redondeo; cualquier otra se marca como discrepancia.

Cuando la referencia no coincide exacta, hay un segundo intento: si la del banco contiene la de Cashea o comparten los últimos dígitos, y además el monto es idéntico y solo hay un movimiento posible, el pago se concilia y queda marcado como Parcial para que puedas revisarlo. Si hay dos o más candidatos, el sistema no elige por ti.

Los estados de un pago

Cada pago queda en uno de estos estados, que son los mismos que verás en el panel:

Un ejemplo

Así se ve el resultado de cruzar tres pagos. Los datos son de ejemplo:

El primero no necesita nada más. El segundo pide revisar qué pasó con la diferencia, y el tercero, averiguar por qué ese dinero no aparece en tu cuenta.

Cómo lo resuelve NeoCASH

En la sección Carga de Documentos subes los reportes en orden, arrastrando cada archivo. Después, en Conciliación, ves:

• Indicadores con lo conciliado, las discrepancias, lo que no aparece en el banco y la tasa de efectividad, que además sirven de filtro.
• Una tabla con cada pago: orden, estado, cliente, producto, cuota, referencia y los dos montos, el de Cashea y el del banco.
• El detalle de cada fila, con el registro de Cashea y el movimiento del BNC lado a lado.
• Un buscador por referencia, orden, cliente o cédula, y un rango de fechas.
• La exportación a Excel de lo que tengas filtrado.

Desde la misma fila puedes escribirle al cliente por WhatsApp con una plantilla ya rellenada: la de confirmación si el pago está conciliado, o la de incidencia si no. Lo explicamos en mensajes por WhatsApp.

Si tu empresa tramita con el BNC el permiso de consulta, NeoCASH puede pedir los movimientos directamente al banco y ya no necesitas subir el estado de cuenta. Ese trámite lo hace tu empresa con el BNC.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que conciliar todos los días?

No hay un horario obligatorio. Subes los reportes cuando los tengas, puedes cargar también periodos anteriores y revisas el rango de fechas que necesites.

¿Qué significa que un pago diga «Parcial»?

Que la referencia no coincidía exacta, pero el monto era idéntico y solo había un movimiento posible en el banco. El pago queda conciliado y marcado para que lo revises si quieres.

¿Puedo usar la conciliación si mi cuenta no es del BNC?

Hoy NeoCASH lee el estado de cuenta del BNC. Si trabajas con otro banco, escríbenos por WhatsApp antes de crear tu cuenta.