Cómo conciliar los pagos de Cashea, paso a paso
Conciliar los pagos de Cashea consiste en buscar cada pago del Reporte de Pagos en el estado de cuenta del BNC, por su referencia, y comprobar que el monto coincide. Esta guía explica el proceso a mano y qué parte puede hacer el sistema por ti.
Antes de empezar: qué necesitas
- El Reporte de Pagos de Cashea del periodo que quieres revisar. Es el que lista cada transacción cobrada con su referencia bancaria y su monto en bolívares.
- El estado de cuenta del BNC del mismo periodo, con sus columnas de fecha, referencia, debe y haber.
- Si quieres saber a qué cliente y a qué producto corresponde cada pago, el Reporte de Órdenes de Cashea.
Descárgalos en Excel. Trabajar sobre los archivos originales evita errores al copiar.
Paso 1: quédate solo con los abonos
En el estado de cuenta del BNC, lo que te interesa son los ingresos: los movimientos con monto en la columna «Haber». Los débitos no corresponden a pagos de clientes.
Paso 2: limpia las referencias
Cashea y el banco no siempre escriben la referencia igual: uno puede llevar ceros a la izquierda o separadores que el otro no tiene. Antes de comparar, quita espacios, guiones y ceros iniciales en las dos columnas. Si no lo haces, pagos que sí llegaron parecerán perdidos.
Paso 3: busca cada pago en el banco
Para cada fila del Reporte de Pagos, busca su referencia en los abonos del BNC. Hay tres resultados posibles:
- Aparece y el monto es igual: el pago está conciliado.
- Aparece, pero el monto es distinto: hay una discrepancia que revisar. Te contamos cómo en cuando el monto del banco no coincide.
- No aparece: ese dinero no está en tu cuenta, o la referencia no coincide.
Compara siempre el monto en bolívares de los dos documentos. Una diferencia de céntimos por redondeo no es una discrepancia real.
Paso 4: revisa los que no aparecen
Antes de dar un pago por perdido, comprueba si en el banco hay un abono por el mismo monto con una referencia parecida, por ejemplo una que contiene la de Cashea o que termina igual. Si solo hay un candidato, lo más probable es que sea ese pago. Si hay dos o más, no elijas al azar: revisa el detalle de cada movimiento.
Paso 5: anota el resultado
Marca cada pago con su estado y guarda la lista de discrepancias y faltantes para darles seguimiento. Si haces esto a diario, cada día tendrás que volver a abrir los archivos, filtrar y buscar de nuevo.
Lo que hace NeoCASH por ti
Los cinco pasos anteriores son exactamente lo que automatiza la conciliación de NeoCASH:
| Paso | A mano | Con NeoCASH |
|---|---|---|
| Abonos | Filtrar la columna Haber | Solo se usan los ingresos |
| Referencias | Limpiar cada una | Se normalizan solas |
| Búsqueda | Pago por pago | Todos a la vez, por referencia y monto |
| Referencias parecidas | Revisión a ojo | Se concilian si hay un único candidato con el mismo monto, y quedan marcadas como «Parcial» |
| Seguimiento | Una hoja aparte | Estados, filtros, buscador y exportación a Excel |
Tú subes los reportes y revisas lo que el sistema marca como discrepancia o faltante. Si además importas las órdenes con la extensión de Chrome, cada pago aparece con su cliente y su producto.
Preguntas frecuentes
- ¿Por qué comparar en bolívares y no en dólares?
- Porque el abono que recibes en el BNC es en bolívares. Comparar el monto pagado en bolívares que reporta Cashea con lo que entró al banco es lo que dice si el dinero llegó completo.
- ¿Puedo conciliar solo una semana o un mes?
- Sí. Tanto a mano como en NeoCASH conviene trabajar por rango de fechas, con los reportes de ese mismo periodo.
- ¿Qué hago con un pago que no aparece en el banco?
- Revisa primero si hay un abono con referencia parecida y el mismo monto. Si no lo hay, ese pago necesita seguimiento con el cliente o con Cashea.